ERP : Apa itu ERP

ERP adalah software. Bisa berjalan sebagai aplikasi desktop, bisa juga sebagai webapps (aplikasi web), dan biasanya punya aplikasi mobile juga untuk smartphone. ERP atau Enterprise Resources Planner terdiri dari banyak modul yang setiap modulnya terdiri dari ratusan fungsi, terkait proses bisnis baik back office atau front office (operational application), yang keduanya saling terkait baik secara proses juga data.
ERP adalah set application besar. Sama juga dengan CRM, dan HCM. Akan tetapi CRM (Customer Retention Management) dan HCM ( Human Capital Management) punya spesifik fungsi tertentu. HCM untuk manajemen manusia, dan CRM untuk manajemen pelanggan. Tapi ERP bisa saja didalamnya sdh ada modul CRM dan HCM tadi. Sehingga secara scope, ERP punya tingkatan yang lebih luas dan besar.

Ada sangat banyak software yang disebut ERP saat ini , baik itu berbayar atau gratisan. Beberapa yang berbayar antara lain :

1. SAP
2. Oracle
3. Microsoft Dyn 365 (dulu Dynamics Axapta)
4. Syspro
5. NetSuite
6. Sage ERP3X
7. Infor

Yang gratisan ada juga :

1.  iDempiere
2. Odoo
3. WebERP
4. Openbravo
5. ERPNext

Anda pasti pernah berfikir apa bedanya punya banyak aplikasi di setiap proses, dengan ERP ?
Atau Kenapa perusahaan mesti menggunakan ERP ?
Atau mengapa ERP berbayar bukan yang gratisan ?
Bedanya menggunakan ERP dengan menggunakan banyak aplikasi adalah :

1. Single Sign On (SSO)User. Dimana pada ERP kita hanya mengingat satu user sendiri, yang akan digunakan diseluruh modul. Sedangkan jika menggunakan aplikasi terpisah, besar kemungkinan usernya berbeda beda, di walaupun dibuat sama pastinya otorisasi akan susah diset bersamaan, pasti berbeda juga.
2. Integrasi dan Otomatisasi bisnis proses. ERP secara konstan akan mengikat seluruh bisnis proses setiap bagian secara update, dan jika ada bagian yang berubah maka otomatis flow system juga ikut berubah tanpa susah payah di kembangkan ulang systemnya. Sedangkan jika menggunakan aplikasi terpisah maka setiap perubahan di area tertentu tidak akan berefek otomatis pada fungsi area (aplikasi) lain, sehingga resiko terjadinya perbedaan bisnis proses sangat besar. Juga akan sangat susah saat mengadaptasi perubahan bisnis.
3. Konsisten dan Standarisasi. Dalam ERP semua terstandarisasi, mulai bisnis proses, data, dan platform software, semua sama dan saling terikat sehingga tidak memungkinkan terjadi inkonsistensi proses, data dan Teknologi. Sedangkan jika menggunakan multi aplikasi malah kebalikan. Bisa jadi proses, data, dan platform berbeda satu sama lain, yang akan sangat menyulitkan dan memakan biaya juga waktu hanya untuk membuat semuanya berbicara satu platform.

Mengapa (kapan) perusahaan butuh menggunakan ERP ?

1. Saat membutuhkan standarisasi dan otomatisasi proses bisnis, data, dan platform Teknologi. Hampir seluruh perusahaan multi bisnis menggunakan ERP.
2. Perusahaan akan bertumbuh dan berubah secara bisnis dengan cepat. ERP akan menjadi alat tepat guna.
3. Perusahaan sudah di level membutuhkan Business Intelligent Dashboard untuk melihat faktor factor yang dianggap penting untuk menjalankan bisnis secara efektif / efisien tapi juga punya visi jauh kedepan.
4. User dan Karyawan sudah siap, dengan lebih dahulu terbiasa menggunakan system sebelumnya.

Mengapa ERP berbayar bukan yang gratisan ?

1. SLA (Service Level Guarantee) . ERP berbayar, punya team yang besar dengan spesifikasi kelas dunia di berbagai area, mulai bisnis proses per modul, data spesialist, juga technologist , yang sudah proven, dan nama besar perusahaan dibelakangnya , seperti Oracle, Microsoft dll. Dan mereka memberikan SLA (jaminan) kehandalan system mereka, sedangkan ERO open Source tidak.
2. Stabil . ERP Proprietary (berbayar) jauh lebih stabil dari ERP gratis. Mengapa, karena team mereka seperti yang dijelaskan diatas, sudah punya rule, Jadwal, dan habit yang mendukung kestabilan dari Pengembangan system ERP. Sedangkan ERP Open Source, bisa jadi stabil bisa jadi tidak tergantung dri seberapa besar dan seberapa aktif komunitas dibelakang ERP itu, juga terhadap team IT yang menguasai ERP di dalam perusahaan kita. Pada ERP Gratis, kita akan tergantung terhadap komunitas (external) dan staf IT (internal), yang mana hal ini punya resiko yang besar.
3. Proven Best Practice. ERP Open Source biasanya di banging dengan memulai pada scala kecil, oleh orang yang pernah mengembangkan atau bekerja pada ERP lain. ERP ini akan sangat bergantung umur nya terhadap orang orang dibelakangnya, karena bukan perusahaan tapi komunitas (meskipun banyak software open sekarang didukung oleh perusahaan besar). Sehingga ERP Open biasanya sangat tidak konsisten, tergantung siapa yang keluar masuk mengembangkan system ini. Oleh karena itu best Practice bisa jadi tidak akan pernah tercapai. Sedangkan ERP proprietary, bisanya dimulai dengan research lama dan dalam terkait bisnis process, kemudian stelah jadi maka bisnis process itu dibuatkan team untuk mempelajari di seluruh duni, seluruh industry untuk menemukan best practice di setiap modul. Inilah alas an Utama banyak perusahaan besar mengimplementasikan ERP berbayar dan mahal.

Demikian, kita akan bertemu lagi di artikel selanjutnya. Semoga berguna.